Komunikasi Dalam Negosiasi Bisnis

Dosen Fakultas Ilmu Komunikasi
Universitas Esa Unggul, Jakarta

 

Dalam lingkup dunia bisnis yang semakin mendunia tuntutan untuk sukses semakin konpleks dengan adanya bermacam-macam kultur yang harus bekerjasama. Beda kebiasaan saja sudah menjadi perten-tangan, misalnya budaya barat berbi-cara sambil kakinya diletakkan diatas meja sudah biasa, di Indonesia hal ini sangat tabu dan tidak sopan. Orang India bila mengatakan tidak mengang-guk dan menggelengkan bila ya. Untuk itu peranan komunikasi dalam meme-nangkan peperangan terlihat sangat penting. Hal yang sama berlaku dalam dunia bisnis, kesalahan dalam mela-kukan negosiasi sering membawa akibat fatal.

Masa depan perusahaan, yang sudah dibangun bertahun-tahun bisa hancur dan beratakan, hanya gagal dalam melakukan negosiasi dengan pihak lain.

Dalam penelitian ini penulis menggunakan pendekatan kualitatif dengan analisa dokumen dan wawancara.

Metode kualitatif ini digunakan kerana beberapa pertimbangan. Per-tama, menyesuaikan metode kualitatif lebih mudah apabila berhadapan dengan kenyataan ganda; kedua, meto-de ini menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara pengkaji dan responden; ketiga, metode ini lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri dengan banyak penajaman penga-ruh bersama terhadap pola-pola nilai yang dihadapi.

Mengikuti Neuman, penyeli-dikan kualitatif melibatkan pendoku-mentasian peristiswa yang sesung-guhnya, merekam apa yang dinyatakan oleh responden dengan kata-kata, nada suara maupun isyarat, mengamati perilaku yang spesifik, mempelajari dokumen-dokumen tertulis atau mengamati visual images. Sebagai con-toh para pengkaji kualitatif mengambil secara cermat foto-foto atau video tape dari orang-orang atau peristiwa-peristiwa. (Ball and Smith, 1992; Harper, 1994).

Bogdan dan Taylor (1975), mendefinisikan metodologi kualitatif sebagai prosudure penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan pelaku yang dapat diamati. Lebih lanjut dia katakan, pendekatan ini diarahkan pada latar dan individu tersebut secara holistic (utuh). Jadi, dalam hal ini tidak boleh mengi-solasikan individu atau organisasi ke dalam variable atau hipotesis, tetapi perlu memandangnya sebagai bagian dari suatu keutuhan.

Kirk dan Miler (1986) bahwa penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergan-tung pada pengamatan pada manusia dalam kawasannya sendiri dan berhu-bungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasanya.

Komunikasi diartikan sebagai kegiatan penyampaiaan pesan dari komunikator kepada komunikan dengan tujuan tertentu. Pesan dapat disampaikan dalam bentuk: Lisan, tulisan, audio visual, ataupun gabu-ngan ketiga-tiganya.

Dalam kegiatan komunikasi yang sangat perlu diperhatikan pola komunikasi sangat menentukan pili-han kata yang dipergunakan. Bagi organisasi/lembaga DPR yang hubu-ngan cukup formal, maka bahasa yang dipilih lugas dan eksplisit.

Komunikasi lain adalah komu-nikasi yang berlangsung dalam bahasa simbol dan kata-katanya memiliki makna ganda. Di situ hanya orang-orang tertentu saja bisa mengerti atas pilihan kata-kata atau idiom yang digu-nakan.

Dalam berkomunikasi sering terganggu oleh percampuradukan antara fakta dan opini. Opini adalah hasil pengintergrasian pendapat berdsarkan diskusi yang dilakukan di dalam masyarakat demokratis (Emory Bogardus).

Seseorang mengatakan Ibu Kota Negara R.I adalah Banten, ini bukan opini, tetapi jelas jawaban yang salah dan ini adalah fakta.

Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya sese-orang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepen-tingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang ber-beda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilak-sanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1.   Fact-finding, mencari/mengumpulkan fakta-fakta.data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebe-lum melakukan negosiasi.

2.   Planning / rencana, sebelum berne-gosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan anda terhadap lawan tersebut, per-kirakan/bayangkan kemung-kinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang anda katakan.

3.     Penyampaian, lakukan negosiasi/ sampaikan pesan dalam bahasa lawan/sipenerima. Usahakan gunakan istilah khas yang bisa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencer-minkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disam-paikan.

4.      Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5.      Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/ negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Meskipun pesan yang disam-paikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justeru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjua-ngan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenang-kan pendapatnya.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang disatu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipi-hak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang. Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehing-ga kesepakatan diantara kedua belah pihak dapat tercapai.

Disini penulis memberi ilustrasi komunikasi dalam bisnis dengan mengambil kasus negosiasi dengan orang Jepang. Kontak permulaan merupakan fase yang sangat penting guna membangun hubungan personal yang berkelanjutan. Kontak permulaan lewat korespodensi, faksimile atau telepon dianggap sebagai cara yang kurang efektif atau tepat. Kebanyakan perusahaan Jepang menanggapi dengan lamban, bahkan seringkali tanpa respon. Hal ini terjadai pertama kerana hambatan bahasa dan komu-nikasi terutama untuk perusahaan-perusahaan kecil dan menengah yang tidak terbiasa membuat kontak lang-sung dengan perusahaan asing. Kedua, surat menyurat tidak memberi infor-masi yang cukup. Tanpa informasi yang cukup, kontak dagang sulit dilakukan dan negosiasi mengalami kegagalan. Hal kecil yang tidak bisa disepelekan dalam kontak permulaan adalah kebiasaan menukar kartu nama. Orang Jepang sangat sulit menghapal ejaan asing, kerana itu kartu nama merupakan arsip penting yang selalu disimpan dengan cermat. Tanpa kartu nama orang Jepang akan sulit meng-hubungi calon rekannya. Orang Jepang dalam negosiasi tidak langsung pada persoalan. Selalu diawali dengan soal-soal yang tidak relevansinya dengan bisnis. Misalnya, membica-rakan lukisan yang tergantung di tembok, atau berbasa-basi tentang urusan keluarga. Orang Jepang selalu mengatakan ya segala hal yang dikemukakan lawan bicaranya. Tetapi jangan salah mengerti, ya bukan berarti iya saya setuju untuk transaksi, melainkan ya saya faham apa yang anda sampaikan.

Apa yang dilukiskan di atas dengan contoh kasus pada masyarakat Jepang bukan hanya termasuk bagian komunikasi lisan, tetapi sudah meru-pakan bagian utama dari teknik nego-siasi bisnis.

Negosiasi terjadi apabila dian-tara pihak-pihak yang secara terbuka bersedia mengemukakan gagasan-gagasannya. Tidak tertutup kemung-kinan bahwa masing-masing pihak yang melakukan negosiasi memiliki Hidden Agenda. Yang dimaksud dengan Hidden Agenda adalah gagasan tersembunyi atau niat terselubung yang diungkapkan secara eksplisit dalam negosiasi akan tetapi meru-pakan hal yang sesungguhnya ingin dicapai oleh pihak yang bersangkutan. Adanya hidden agenda pada umumnya dapat dikenali kerana sifatnya yang menghambat proses negosiasi, sehingga proses kearah kesepakatan sangat sulit atau bahkan hampir tidak pernah tercapai.

Bila diduga bahwa proses negosiasi terhambat kerana adanya hiden agenda dari salah satu maupun kedua belah pihak, lobying dapat dipilih untuk menggali hiden agenda yang ada sehingga proses negosiasi dapat dimulai kembali dari gagasan-gagasan yang lebih terbuka.

Oemi Abd Rachman,”Dasar-dasar Public Relations”, Alumni, Bandung, 1986.

Bernays, Edward L, “Public Relations”, University of Oklahoma Press, Norman, 1982.

Burhan Bugin, ”Metodologi Penelitian Kualitatif”, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2001.

Bastaman, ”Makalah Untuk Kursus Pendidikan Diplomat”, Deplu R.I, Jakarta, 1987.

Lexy J. Moleong,”Metodologi Penelitian Kualitatif”, Remaja RosdaKarya, Bandung, 2001.